Tekijänoikeus-, lisenssi- ja sisältöauditointi
Tekijänoikeus-, lisenssi- ja sisältöauditointi
Digitaalisen sisällön käyttöön liittyvät oikeudet ovat yhä tärkeämpi osa yritysten, yhdistysten ja sisällöntuottajien toimintaa. Kuvien, tekstien, videoiden ja muun materiaalin alkuperä, käyttöoikeudet ja dokumentointi jäävät kuitenkin usein epäselviksi vuosien saatossa.
Mitä auditointi sisältää
Auditoinnin avulla voidaan tunnistaa mahdolliset käyttöoikeuksiin liittyvät riskit, puutteellinen dokumentaatio sekä muut kehityskohteet ennen kuin niistä syntyy ongelmia.
- Käytetyn materiaalin käyttöoikeuksien arviointi
- Lisenssi- ja dokumentointiriskien tunnistaminen
- Kirjallinen raportti ja toimenpidesuositukset
- Ohjeet käyttöoikeuksien dokumentointiin ja säilyttämiseen
Autamme myös sisällöntuottajia, valokuvaajia ja muita oikeudenhaltijoita tilanteissa, joissa heidän materiaaliaan on mahdollisesti käytetty ilman asianmukaisia käyttöoikeuksia.
Mitä dokumentaatiota yrityksen tulisi säilyttää?
Käyttöoikeuden osoittaminen ei yleensä vaadi monimutkaista paperityötä. Useimmiten riittää, että yrityksellä on tallessa jokin seuraavista:
- Kuvapankin kuitti tai lisenssitodistus
- Sähköpostiviesti, jossa kuvaaja tai tekijä antaa käyttöluvan
- Sopimus markkinointitoimiston tai sisällöntuottajan kanssa
- Lasku, josta materiaalin hankinta voidaan todentaa
- Muu dokumentti, joka osoittaa materiaalin alkuperän ja käyttöoikeuden
Milloin ongelmia voi syntyä?
Esimerkiksi silloin, kun:
- Verkkosivut on tehty vuosia sitten eikä kukaan enää tiedä mistä kuvat ovat peräisin
- Yritys vaihtaa verkkosivujen ylläpitäjää ja alkuperäiset tiedostot katoavat
- Kuvia on saatu yhteistyökumppanilta ilman kirjallista käyttöoikeutta
- Markkinointitoimisto on lopettanut toimintansa eikä dokumentteja enää löydy
- Yritykseltä pyydetään selvitystä materiaalien käyttöoikeuksista eikä niitä pystytä osoittamaan
Usein ongelma ei ole itse käyttöoikeus vaan se, ettei sitä pystytä myöhemmin todistamaan.
Kun hankitte materiaalin kauttamme
Mikäli hankitte materiaaleja kauttamme, säilytämme käytettävissä olevat lisenssi-, hankinta- ja dokumentointitiedot palveluumme liittyvän dokumentaation osana. Jos materiaalien alkuperästä tai käyttöoikeuksista esitetään myöhemmin kysymyksiä, voitte ohjata tiedustelut meidän käsiteltäväksemme. Näin käyttöoikeuksiin liittyvät tiedot eivät jää yhden henkilön sähköpostiin tai kadonneen tietokoneen varaan.
Näin tarkistatte lisenssin
Jos olette ostaneet materiaalia meiltä, voitte tarkistaa sen lisenssitiedot lähettämällä sähköpostia osoitteeseen
Kirjoittakaa viestiin yrityksenne nimi ja pyytäkää lisenssiraporttia — etsimme tiedot ja lähetämme raportin teille.
Jos ulkopuolinen taho ottaa yhteyttä
Jos joku ulkopuolinen pyytää teiltä lisätietoja käytetystä materiaalista, voitte lähettää saamanne tiedot meille samaan osoitteeseen. Laadimme vastauksen yhdessä kanssanne.
UKK
